議事録についてのご意見、ありがとうございます。
総会では発言が複雑かつ散発的に出ることも多く、使われる言葉の理解も人によって異なるため、完成度の高い議事録を作成するにはどうしても限界がある点をご理解いただければと思います。
とはいえ、より分かりやすい記録を残す必要性は認識しており、令和6年の議事録にも可能な範囲で採決や主な質疑の要点を記載しております。加えて、総会の様子は動画・音声でも記録しており、必要に応じて確認が可能です。
今後は、録音を活用した議事録作成を方針として明確にし、できる限り要点を整理した記録に努めてまいります。
【令和6年の議案質問から】
「ア」から「キ」までの一連の質問には、令和6年総会で「要検討」としたものと、その場で「回答済」の事項、発言はあったものの、前者２つのどちらにも該当しない「要望」事項に区分して以下にお答えします。
なお、「回答済」事項には議事録に記載されているものも含まれます。
「要検討」事項
カ．ごみ処理の「資源回収報奨金」の特別会計への検討結果をお聞かせください。
＜回答＞ 特別会計とはしません。特別会計とする場合、管理や運用の手続きが複雑になる一方で、現行の会計で十分に対応可能と考えております。そのため、現段階では特別会計化の必要性はないものと判断しております。
キ．町会の通帳の名義変更は済んでいますかお聞かせ願います。
＜回答＞ 通帳の名義は、長年にわたり「チヨダチョウカイ」となっており、変更の必要はありません。代表者名については取引上使用されることはありませんが、令和6年4月に変更済みです。
「回答済」事項
ア．盆踊りやぐら設置費の相みつを取りましたか。
＜回答＞ 3社から相見積もりを取りました。
イ．夏まつりで、ご祝儀については議論をしましたか。
＜回答＞ 役員会で議論し、その内容を班長会議でも説明しています。
ウ．盆踊り大会の「特別会計」（内訳）を掲載したり、しないのは何か理由がありますか。
＜回答＞ 令和5年の夏まつりについては、町会だよりに会計報告（速報値）を掲載しました。速報値と最終確定値に差異がなかったため、既報として議案書には再掲載しませんでした。なお、同夏まつりはコロナ禍後初の開催で、制限を設けたこともあり会計内容は簡素で、速報値から変更はありませんでした。
エ．昨年６年の盆踊りの内容は実行委員会で話し合ったものですか。
注）令和6年総会での質疑ですので、「6年」ではなく「5年」と思われます。
＜回答＞ もちろん、納涼夏まつりのような大規模行事は、ボランティア委員の皆さんの協力なしには実施できません。毎年、前年の反省も踏まえながら、皆さんで話し合いを重ねて実施しています。
「要望」事項
オ．千代田太鼓の伝承はどうするのかについてお聞かせください。
＜回答＞ 令和6年総会においては、「町会員の浄財により購入された”千代田太鼓”の存在を伝えてほしい」とのご発言をいただきました。これに関して、当該太鼓は町会において維持費を積立て、適切な維持管理に努めるとともに、子供育成会など町会の団体において活用しております。
一方、平成29年度に友誼団体として新たに指定された「千代田太鼓」については、平成31年3月号の町会だより「指定友誼団体の変更」において「従来の千代田太鼓は解散し」と記載されています。この「解散」という表現の適否はともかく、以降、団体としての「千代田太鼓」は友誼団体ではなくなっており、町会としては関与しておりません。